ファイルから数秒で完成｜Microsoft 365 Copilotでフォームを自動生成
対象：アンケートや申請書の作成業務を、うまくさばきたい人向け
前提：Microsoft 365 Copilot、Forms
所要時間：約1分（手を動かすと＋1分ほど）
今回は、Copilotを使って、あっという間にフォームを作成する手順を説明します。
ちょっと小話…
ある日、総務の佐藤さんがぽつり。
「申請系が社外から開きにくいって声があがってるの…。今もExcelをメールで送ってもらってるんだけど、スマホで申請できたらね」
慣れたやり方は安心。でも、ちょっと不便。
「どうしようかね…」
——Formsでよくない？
「佐藤さん、Excelはそのままで、申請だけスマホにしません？」
「そんなことできるの？」
「できます。入力はスマホ、データは今まで通りExcel。“入口だけ変える”感じです」
「…それなら、いいかもね」
事前準備
Formsを自動作成するための「下書き」として用意したサンプルです。ご自身の環境のOneDriveにアップロードし、実際に手を動かしながら試してみてください。
お手元に申請書がある場合は、そのファイルを生成AIにアップロードして、同じ形式に書き起こしてもらうのがおすすめです。
なお、Formsでは回答者の氏名やメールアドレスを自動で取得できるため、サンプルのExcelからはこれらの項目を削除しています。
補足：最後の「自動で取得できる」は、組織内限定で公開し「名前を記録する」設定が有効のとき
実習
Microsoft 365 Copilotを開き、「作成」画面に移動します。
では、新しいフォームを作成していきましょう。
1. Copilotの作成メニューからフォームを選ぶ
💡まず、Copilotに「今回はフォームを作る」ことを指定します。
設定する内容:
「何を作りますか？」に表示されるメニューから、「フォームの作成」を選択します。
※見当たらない場合は、「その他…」の中にないか確認してみてください。
2. 読み込み対象のファイルを追加する
💡「このファイルの中身を見てフォームを作って」とCopilotに指定します。今回はダウンロードしたExcelファイルを読み込ませます。OneDrive上のファイルしか選べないため、事前にアップロードしておいてください。
設定する内容:
「このファイルからフォームを作成してください」と「フォーム」にプロンプトを入力
「フォーム」の入力欄の下にある 「＋ ファイルを追加する」 をクリック
対象ファイル（今回は「読み込みデータ.xlsx」）を選択
送信（→）をクリック
すると、自動で、下記のような通勤手当申請書を作成されたはずです。
3. 社内メンバーへ回答を依頼する
💡 【重要】出来上がったフォームを、申請してほしい人たちへ共有します。
設定する内容:
「回答の収集」 をクリック
公開範囲を選択（「組織内のユーザーのみ」／「リンクを知っているすべてのユーザー」）
「リンクのコピー」 をクリックし、URLをメールやTeamsのメッセージに貼り付けて送信
補足:送信された結果の確認
Formsの「編集」画面から「回答の表示」→「Excelで結果を開く」と進むと、回答内容をExcelで確認できます。
最後に…
Formsにゼロから入力していくと、意外と時間がかかります。CopilotとExcelを間に挟むだけで、その手間は大きく短縮できます。
さらに、これまでのExcel帳票をそのまま活かせるため、現場に無理なく移行できるのもポイントです。
全部を作り変える必要はありません。少し工夫するだけで、業務はぐっと楽になります。まずは身近な申請から試してみてください。
