製造業の見えないロスを構造化する #5入力は本当に帳票形式である必要があるのか

はじめに

私たちは普段、

「入力する」

という言葉を聞くと帳票を思い浮かべます。

作業日報。

検査記録。

申請書。

指示書。

Excelの入力シート。

しかし、本当に必要なのは帳票なのでしょうか。

前回の記事で紹介した「神エクセル」も、振り返ってみると帳票を作りたかったわけではありません。

転記を減らしたかった。

そのためにデータを活用したかった。

ただそれだけでした。

私たちは帳票を入力している

多くの業務では、

帳票そのものが入力画面になっています。

人が見やすい。

印刷しやすい。

説明しやすい。

その反面、

入力しにくいこともあります。

入力欄を探す。

同じ内容を何度も書く。

別の帳票へ転記する。

気付かないうちに多くの手間が発生しています。

欲しいのは帳票ではなくデータ

例えば、

品目コード

数量

日付

担当者

これらは帳票の中に書かれています。

しかし本当に必要なのは、

帳票そのものではありません。

その中にあるデータです。

帳票は、

人が見るためにデータを並べた結果に過ぎません。

入力方法は一つでなくても良い

現場には様々な情報の持ち込み方があります。

帳票を見ながら手入力する人。

CSVデータを持っている人。

別システムから出力できる人。

全員に同じ入力方法を求めると、

かえって非効率になることがあります。

CSVの強みは入力しないこと

CSVというと、

大量データを取り込むためのものと思われがちです。

しかし私が感じている最大のメリットは、

人が入力しなくて済むこと

です。

以前関わったEC物流の現場では、

「入力されたデータは勝手に修正しない」

という考え方がありました。

例えば住所の一部が文字化けしていたとしても、

配送に支障がなければそのまま扱う。

修正するなら入力先ではなく入力元。

元データを正と考えていたからです。

当時は少し極端にも感じましたが、今振り返るとデータの整合性を保つための合理的な考え方だったと思います。

重要なのはデータ構造

私が業務改善を考えるとき、

最近は入力画面より先に

「どんなデータを持つべきか」

を考えるようになりました。

例えば、

入力経路①

帳票形式で入力する。

入力経路②

CSVを貼り付ける。

入力経路③

別システムから取り込む。

方法は違っても、

最終的に同じデータ構造になればよい。

例えば、品目コード・数量・日付・担当者といった項目が同じ形で管理できれば、入力方法が違っていても後から同じように集計や分析ができます。

そう考えると、

入力方法に縛られなくなります。

データ中心で考える

帳票中心で考えると、

帳票ごとに運用が増えていきます。

一方でデータ中心で考えると、

入力方法は複数あっても構いません。

重要なのは、

後で同じデータとして扱えることです。

私は製造業でも物流でも、

結局必要だったのは帳票ではなく、

その中にあるデータだったように思います。

おわりに

業務改善というと、

新しいシステムを導入する話になりがちです。

しかし、その前に考えるべきことがあります。

それは、

私たちは何を入力したいのか。

そして、

そのデータをどのように活用したいのか。

ということです。

帳票から考えるのか。

データから考えるのか。

その違いだけでも、

見えないロスは大きく変わります。

そして、データを集めるだけでは改善は終わりません。

集めたデータをどう活用するのか。

私はその方が、もっと重要だと思っています。

新しいシステムを導入する前に、

今あるデータを本当に使い切れているのか。

それを考えることも大切なのかもしれません。