「ChatGPT×行政文書」提出率90％超えの衝撃！現場が動いたAI活用のリアル

本稿では自身の意見、文書能力を総合的に活性化させるためのAI活用術について記述していきたいと思っています。実際、Noteで書いている記事、行政機関への提出する書類、今までの仕事の中で大成功してきた案件の多くがAI活用によって成り立ったものも多く、その根本的な活用術を今回ご紹介したいと思います。

AI活用においてとても大切なことは、”一度で納得せず、自分を過信せず、とにかく疑ってかかって、AIの性質を知ることが大切”なんです。

X Aiは完璧に書いてくれる
X Aiは自動的に前の文章や全てを把握してくれる
O 上書きに上書きをしてるだけで文書能力は変わらない
O 自分で情報をあげて定義しないと何も変わらない

仕事上、20枚（A4)の説明書を１時間で書き上げないといけない、10分で構想して、文字を整えて作らないといけない、技術、工学、理学、地質？？全部ひっくるめて学者や専門家を唸らせる文面を作れ！こんなのが日常茶飯事になっています。

初めの頃は自分で全部作っていました。ですが許可率は低かったり、どちらかといえば納得してもらえるような文面ではなかったです。言葉が曖昧、紐付けが甘い、疑義になるような言葉（例：⭕️⭕️だと思います）を使っていて結果として追加資料依頼が大量に来る始末。

そこでChatgptの使い方を見直してみたところ、交付率９割を超える結果に。残りの１割は本人の問題やそれ以外の問題で、私の作成した文面とは全く違う不許可内容となっています。

活用する上で理解しなくてはいけないのは”同じではない”ということ。
なので

今から英語について説明する文書を作りたいです。ターゲットは頑固で、とても賢い方々です。疑義的なことや曖昧な言葉を使うとすぐに突っ込んでくる人です。私の考えとして・・・・（音声入力）最後に横棒なし、箇条書きなしで数万文字で書いてください。

こうすると最初は幼稚園児のような文面がでてきます。
なので一度読み込みます。そこで曖昧な言葉がでてきたら

この文書は幼稚園児のようなものです。文面がわかりづらく、相手にとって納得のいくようなものではありません。たとえば⭕️⭕️という言葉がとてもわかりづらく（説明方法）のように紐解いてください。ただし上で書いた文面を忠実にやってください。横棒なし、箇条書きなしで、相手をもっと納得させてみてください。

これで一旦整えます。これを行うのはPRO WRITERですが行政文書ではあまり効き目はありません。なので最近ではPro Engineerなどを利用して文面を作成することでエンジニア観点とさまざまな観点から取り組むことができます。

（例文）

人手不足対策ではなく国家戦略としての人材育成

制度を「人手不足対策」と理解する最大の誤りは、制度が単に労働力の穴埋めを目的としているという前提に立ってしまうことです。実際には、育成就労制度では就労環境や待遇、法令遵守、支援体制の整備などが重要視されており、質と安全性を確保しながら人材を育てることが重視されています。

実施者（受け入れ機関）や監理支援機関に求められているのは、単に外国人を雇用する能力だけではなく、教育計画の策定・実行、日本語教育の提供、相談・支援体制の構築、法令遵守の徹底、地域社会との関係づくりなどの多面的な体制です。こうした基準は、単純な人手不足対応にはあり得ない高い人材育成志向を示しています。

また、育成就労制度では、過去1年間に非自発的離職があった企業は受け入れ資格を持てないなど、企業責任を厳しく問うルールも設けられています。この背景には、低賃金外国人労働者の確保や、安易な解雇・入れ替えによる人材扱いの適用防止への強い意図があります。

これをもっといい文書にするとしたらどう指示をしますか？

（一般）
これではダメなのでもっといい文書に

（結果）
人手不足対策ではなく、国家戦略としての人材育成へ育成就労制度を「人手不足対策」として捉えてしまうことには、大きな誤解があります。それは、この制度が単に労働力の穴埋めを目的としている、という前提に立ってしまうことです。実際にはこの制度は、労働環境の整備や待遇の向上、法令の順守、支援体制の構築など、働く人の質と安全をしっかりと確保したうえで、人材を育てていくことを重視しています。

制度の実施主体である受け入れ機関や監理支援機関に求められているのは、外国人を雇うことそのものではありません。教育計画の策定と実行、日本語教育の提供、相談・支援体制の整備、法令順守の徹底、地域社会とのつながりの構築など、多面的かつ責任ある取り組みが求められています。こうした要件からも、この制度が単なる人手不足の解消ではなく、本格的な人材育成を目指していることがよく分かります。

さらにこの制度では、過去1年間に非自発的な離職者が出た企業は、受け入れ資格を得られないという厳格なルールも設けられています。これは、低賃金の労働力として外国人を使い捨てるような行為を防ぎ、安易な雇用・解雇の繰り返しを許さないという強い意志の表れです。人手不足を埋めるのではなく、人を育てる。育成就労制度は、そんな国家的視点に立った、新しい人材戦略です。

わかりやすくなりましたが曖昧なことが多いです。

（踏み込む）

低賃金外国人労働者の確保や、安易な解雇・入れ替えによる人材扱いの適用防止への強い意図とありますが、その意図はどういうことでしょうか？たとえばこの強い意図があるからなにがあるのかとか、安易な解雇とはどういった事例ですか？また人手不足対策ではなく、国家戦略としての人材育成へ育成就労制度を「人手不足対策」として捉えてしまうことには、大きな誤解とありますが実際、これらは人手不足対策がメインです。業界団体によって・・・。

（結果）