仕事の習慣「Agendaを決めてミーティングをする」

◆概要

人と打ち合わせや
ミーティングをする際に、
そのミーティング開始までに、
Agenda（議題）の提出を求める
という内容です。

◆なぜ始めたか

色々な人と関わり、
仕事を進めるということは、
個人事業主であっても、
切っても切れないもの
ではないかと思います。

人と話す時もそうですが、
自分自身と対話する時も含めて、
何かミーティングをしようと
思った際、
「何を話し合いたいのか？」
を言語化することが、
意外と難しかったりすることが
あると思います。

というのは、単純に、
自分一人で決められないから、
具体的なノウハウ・知識・経験を
知りたいという意味で
ミーティングをすることが
多くあるのではないかと
思っていて。

一方、
「最終的に、何が決まれば良いのか」
ということは曖昧なままでも、
ミーティングは始められる
というわけです。

「このままでは
　上手く進められないから
　ミーティングをしよう。」
という思いだけで始めてしまうと、
一体、どこへ向かって
話し合いを進めているのか？
その良し悪しが、
判定しづらいというわけです。

これは、自分一人であっても
そうだと考えると、
「ミーティングをしましょう」
と言われた側が、
その思いをくんで、
理解できるかというと、
難しさがあるのではないか
と思うのです。

その時に大事になってくるのが、
「Agenda」という考え方です。

格好をつけて英語で語っていますが、
一言で言うと、「議題」です。

事前に、
「何を話し合いたいのか？
　何を決めたいのか？」
を出してもらうということです。

大切なポイントは、
これをミーティングが始まる前、
できれば前日になるのですが、
参加者に提出を求めるということ。

特に、
「ミーティングをしましょう」
と決めた、ご本人に求める
ということが一つ、大事なポイント。

二つ目のポイントは、
「必ず、一行で終わらして」
と依頼することです。

たまに、Agendaを求めると、
「議題」と言っているのですが、
LINEで展開しないといけないぐらい
長文を送ってくださる方がいます。

それ自体は、
熱い思いを持っていると言えば
とても有難いですし、
色々考えてくださっている
という意味では感謝なのですが、
ミーティングをより良く円滑に進める
という意味では、
むしろ、逆効果なんですね。

それを読むということ自体が
大変ですし、
それを読んだ先、
一体、何を決めたかったのか
ということが、
結局分からなくなってしまうと、
これは、意味がないわけです。

実は、本当に仕事ができて、
頭が良い方というのは、
議題設定が、
ものすごく優秀で、
どんなに難解な問題であっても、
一言で終わらせることができる。

私自身、それができる方が、
本当の意味で頭が良い方だ
と思うのですが、
これ、実際にやってみると、
意外と難しいです。

あれも、これも、それも…
自分の悩みも書かなきゃ…
となると、
長くなりがちなんですね。

この長くなっているというのは、
私自身の解釈では、
要点が押さえられていない・
優先順位が明確ではないのかな
と思ったりします。

Agendaの設定が、
長ければ長いほど良い
という価値観の方も
いらっしゃるかとは思うのですが、
私は、逆の考えです。

むしろ、
「一言で終わらせられるよう
　どれだけ労力を使えるか？」
ということが、
非常に大事だと考えています。

これを、相手に求めてみることで、
どのようなAgendaを
提出してくるかを見る指標にも
なりますし、
それによって、
相手の人と
どういうコミュニケーションを
とっていけば良いか
ということが分かったりします。

そういった意味でも、
事前にAgendaを
求めることによって、
ミーティングとしての質・効果性を
上げることが重要だと思い、
私は意識しています。

◆効果

・事前に議題が明らかになることで、
　ゴールが明確になる。
・相手のAgendaの書き方によって、
　関り方・レベル感が見えてくる。
・自分自身の優先度が明確になっているか
　を試す指標にもなる。

何事も
始まる前に
結果は決まっている。

事前準備が
8割。

Agenda設定が
正しくできれば
ミーティング成功は
見えたも同然。

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