仕事の習慣「小さい仕事が来た時、今すぐ取り組める状態を維持する」

◆概要

日々、突発的に細かい仕事が起こった際、
その場ですぐに取り組めるように
日頃から緊急事態に追われない状態を
維持しておくという内容です。

◆なぜ始めたか

よく、仕事術や仕事ができる人の共通点
という話題になった時に挙がってくることに、
「すぐに取り組む」というものが
あると思います。

特に、小さくて、重たくない仕事の場合は、
その場で解決してしまう。
それが、余計な頭のメモリーを使わず、
かつ、レスポンスも早くなるということで
非常に良いといった考え方です。

この考え方を受けて、
みなさん、思うわけです。
「私も、その場で仕事できるようになろう」と。

ところが、実際に仕事の最中、
何か新しいタスクが入ってきた時、
その場でこなせられるのかどうかというと
実際、出来ない人も多い一方、
いわゆる一流と言われる人達は
その場で解決してしまうと。

この差はいったい何のか？
という話です。

もちろん、職種や立場によって、
内容が違うことはあると思いますが、
私が考えている一番大きなポイントは、
普段の仕事をしている時のスタンスが
どんな状態かということです。

普段から、目の前に
たくさんのタスクがあると思いますが、
いわゆる緊急性の高い仕事に
どれぐらい追われているかが
重要なポイントだと思っています。

既に、今すぐやらなければならない
緊急性の高い仕事に追われすぎて
しまっていると、
何か新しいタスクが来たとしても
仮に、それが小さかろうが大きかろうが
目の前のものが緊急ですから
新しいタスクに取り組んでいる余裕が
ないわけです。

それで、結局、
今、目の前にきた新しい仕事を
一旦、置かざるをえなくなってしまい、
新しかったはずの仕事が、
また納期に近づくことで、
そのタスクも緊急事項に変わってしまう
というサイクルに陥ってしまう。

例えば、日頃、たくさんの仕事が
目の前にあっても、
各々の仕事自体の緊急性が高くなく、
納期に余裕があったり、
一旦、置いても大丈夫な状態に
することができれば、
今、突発的に起こってきた仕事を
その場で処理してしまって、
新しいタスク自体を
早々に消してしまった後、
元々ある緊急性の高くない仕事に
取り組めば良いということになります。

大きなポイントとしては、
何かタスクが決まった際、
自分のこなせる納期より、
更に余裕感をもって設定ができているか？
ということと、
今、既に緊急性に追われている人は、
最初、緊急的な仕事を捨てるか、
あるいは、最初、すごく大変なのですが、
既に取り組んでいる緊急性の仕事があろうとも、
目の前にきたタスクを、
その場で処理することでしか、
今の仕事の効率化を上げることは難しい
と思います。

ただ、一つ考えても良いなと、
わたし自身思っているのは、
常に自分が与えられた仕事の中で、
どういった順番の優先度が存在するのか、
緊急性が存在するのか
で見比べるということです。

わたしの場合、
特に、緊急でも重要でもない仕事、
究極的にはそんな仕事はないと
言われたりしますが、
その中でも、
緊急性も優先度も低い仕事というのは、
わたしは、する順番をかなり遅らせる
ということもやったりします。

言い方を変えれば、
重要性の高いものを
すぐに取り組むようにする
ということです。

前の習慣でもお伝えした通り、
全ての物事において、
パレートというものが働くので
常に最重要な２割は何か？
というのを意識するのです。

重要な２割が、
自分の成果の８割を決めている
という中で、
その２割が何なのか？

そして、その重要な２割が
重要ではあっても緊急ではない
状態を作るということが、
仕事術の良い流れではないかな
と思い、取り組んでいます。

◆効果

・自分の優先度が明確になるので、
　やるべき仕事・やらなくて良い仕事が
　ハッキリと分かり、心の余裕ができる。
・最重要な２割に集中することができて、
　少ない労力で大きな成果を
　上げることができる。
・常に余裕が感じられるので、
　新しいチャレンジとして、仕事・相談等が
　受けやすくなり、成長する機会が増える。

緊急の中
仕事を完成させると
達成感は味わえる。

けれど
大きく成長して
いきたいのであれば
緊急事項を減らして
重要なことに
集中することが大事。

習慣の一覧はこちらから

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