面倒な宛名シール印刷の業務改善成功例をご紹介します

以前、医療機関に作成した契約書なり必要書類なりを送る業務をしていました。宛名ラベルにメール署名等から住所等をコピペしてそれを印刷してレターパックに貼り付けて送っていました。
用時で送る為、宛名シールは都度都度印刷します。数枚使用した宛名シール台紙を再利用するため、紙詰まり等もよく発生していました。
なにより未使用の場所に住所等を入力するのがとても面倒な作業でした。
皆さんもこのような経験はありませんか。

私はその会社に2年在籍しましたが、数10年業務を行っている諸先輩がたも似たような方法で郵送していました。
恐らく改善する手間よりもその場でのコピペ対応の方が目の前の業務が早く終わるからそうしていたんだろうと思います。
私は第二領域の業務に重点を置くタイプなのでこれを解決するためにExcelとWordを利用して簡便に印刷できるツールを作りました。
これ以降は非常に効率的に作業をすることができました。また同僚にこのファイルを提供するとともに自身でカスタマイズできるように作り方を解説しました。結果として部署の業務効率が改善したと喜んでもらえました。

今回は同じお悩みを持つ方に向けて今回はそのツールの作り方をご紹介します。

住所録の作成

住所録は送った施設の情報を順々に蓄積して作っていました。
今はその住所録がないので下記サイトのデータを元に作成します。

今回は北海道函館市周辺の美容外科を検索しました。30件あるそうです。

エクセルデータベース化は下記ブログをご参照ください。

作成した住所録（作成ファイル）を値コピペすることでこのような住所録ができました。実際の住所などが記載されているので加工しています。見にくくてすみません。

住所は「北海道函館市本町〇番△号〇〇五稜郭ビル△階」のパターンや「北海道札幌市北区北六条西〇丁目△ー◇　Ｊ１札幌北口ビル〇階」などさまざまな形式で表示されています。この住所では長すぎるので、住所1（住所）、住所2（建物名）にわけたいと思います。ただ残念ながら表示形式が一定ではないのでこのままでは文字列操作ができません。仕方ないので手作業で住所と建物名の間にスペースを入れていきます。
今回はWEB上の公開情報を元にデータベースを作っていますが、自身で作る場合はデータベースとして使える形式を考えて住所録を作成することも重要な作業になります。
スペースをキーワードに文字列操作を行い、住所を2つに分けました。

これは上記ブログの応用で作成できます。
E列では先程入れたスペースを検索キーとしてFIND関数で文字数を検索してLEFT関数でそこまでの文字列を抽出しています。
F列ではFIND関数を再利用して検索したスペースの位置を再利用してMID関数でスペース以降の文字列を抽出しています。
また、IFERROR関数を用いて建物名がない場合は元の文字列をそのまま表示するようにしています。
つまり、虫眼鏡（FIND関数）で文字を探してはさみで切る（LEFT関数）またはピンセットで取る（MID関数）をして文字列を加工しています。また安全装置（IFERROR関数）でミスを未然防止しています。
詳細の手順については添付のPPTにてご説明しています。

最後のこの「住所1」「住所2」をコピーしてそのまま値貼付を行い、「住所」の列を削除すれば修正版の住所録の完成です。