宿泊者名簿ってどこまで必要？—同行者の名前も必ず書かないといけない理由—

普段はホテル業界のことを「働く側の視点」から書いていますが、
今回は少し視点を変えて、ホテルを利用される方に向けたお話です。

ホテルに泊まるとき、チェックインの際に
「宿泊者名のご記入をお願いします」
と言われる場面がありますよね。

名前を書いて、住所を書いて、電話番号を書いて……
特にグループで行くと、
「え、これ同行者全員分、必要なの？」
と思ったことのある方も、いらっしゃるのではないでしょうか。

今日は、宿泊者名簿はなぜ必要なのかを、
ホテル側の視点も交えながら、軽くお伝えしてみたいと思います。

■ 宿泊者名簿は「義務」。旅館業法で決まっている

まず大前提として、宿泊者名簿は
旅館業法第6条で“必ず作らなければならない” と定められています。

また同条には、
宿泊者側も、ホテルから求められたときは必要事項を告げる義務がある
と明記されています。
“宿泊者”とは、代表者だけでなく、
その日泊まるすべての方を指します。

つまり、
同行者についても「氏名・住所・職業その他の事項」を
ホテル側が把握しておかなければならない—

これはホテルの都合ではなく、法律上の決まりごとなのです。

■ なぜ全員分？同行者の名前まで必要な理由

宿泊者名簿の目的は、主に次の3つです。

① 感染症対策（接触者の特定）
感染症が発生した際、いつ誰がホテルに泊まっていたのかを把握する必要があります。

② 防災・事故・緊急時の調査協力のため
火災や災害、事故時に「誰が館内にいるか」を即座に把握する必要があります。

③ テロ等の未然防止（特に外国籍の方）
国際基準に合わせ、国内住所のない外国人には旅券番号の確認義務があります。

そのため、
　・家族旅行
　・カップル旅行
　・友人との旅行
　・グループでの旅行
どんなケースでも 宿泊者全員の名前が必要 となります。

■ 宿泊者名簿はお客様の「安全・安心」を守るためのもの

ホテルにご宿泊されるお客様の中には、
　・予約名は男性で、実際は女性と来ている
　・逆のケース
　・名前を書きたくない同行者がいる
　・誰と来ているか知られたくない
など、さまざまなご事情があると思います。

ですが、ホテルとしては
誰と来ているか、どんな関係かを知りたいわけではありません。
ホテルが必要としているのは、ただひとつ。

「その日に、誰が泊まっていたのか」を施設として把握しておくこと。

これが、旅館業法の求める最低限の義務であり、
お客様の安全を守るための仕組みです。

■ やっぱり一番大きな契機は新型コロナウイルス

「昔は同行者の名前なんて求められなかったのに…」
そう感じる方も多いのではないでしょうか。
それは、自然なことです。
宿泊者名簿の義務自体は昔からありましたが、
実際の現場では“代表者だけでチェックイン完了”というケースも
以前は少なくありませんでした。
私自身も、昔は「代表者だけ記入」で泊まっていた経験があります。

しかしコロナ以降、
各自治体も国も、名簿記載の徹底を強く指導するようになりました。
ホテル側は、
　・お客様のご事情に配慮したい気持ち
　・でも法令上は全員分が必要という現実
この狭間で葛藤することもあります。
ですが最終的には、
「法律で、全員の名簿が必要なんです」
という事実に従うしかないのです。

ホテル側は同行者の関係性を推測したり、
プライベートを詮索する意図は一切ありません。
ただ、法令に基づき安全管理のために必要な情報を
正確に残しておきたいだけなのです。

■ 偽名はどうなる？同行者名を嘘で書くと…

「その日に、誰が泊まっていたのか」を正確に把握する必要がある以上、
　・代表者だけ本名で、他の人はニックネーム
　・苗字だけ
　・「誰かわからない名前」でごまかす
これらはすべて NG です。

宿泊者名簿は必要に応じて
保健所や警察から提出を求められることがあります。
名簿に虚偽があれば、
宿泊者側がトラブルに巻き込まれる可能性もあり、
“偽名で宿泊”は軽い問題ではありません。

事件・事故・失踪・迷惑行為など
何かあった際に、正確な名簿は非常に重要です。
偽名は、法律的にも、実際に何かあったときのことを考えても、アウト。

■ グループで宿泊する際は、事前にネームリストの用意を

人数が多いグループ旅行では、
当日にフロントで全員分の名簿を書くのはとても大変です。
そのためホテルとしては、
事前にネームリストをメールで送っていただく
または紙にまとめて持参いただく
という方法を強くおすすめしています。

○ネームリストに入れておくとよい項目

　・氏名
　・住所
　・連絡先
　※（自治体によって）年齢・性別・到着日時など追加項目あり

名簿に必要な事項は自治体によって異なる場合があるため、
不安な場合は事前に“必要項目を教えてください”とホテルへ問い合わせると確実 です。

ホテル側としても、事前にいただけると本当に助かる…！
というのが正直なところです。
チェックインが格段にスムーズになり、
旅行の時間を無駄にせずにすみます。

■ まとめ

宿泊者名簿はただの紙ではなく、
旅行者の安心・安全を守るための仕組みです。
コロナ以降、その重要性は一気に高まり、
全国の自治体からも記載徹底の指導が続いています。

「同行者の名前も必要なのはなぜ？」
と思ったときには、ぜひこの記事を思い出してください。
ホテルは、みなさまの旅を安全にするために
決められたルールを丁寧に守っているだけなのです。
そしてホテル側もまた、
お客様のプライバシーを大切にしながら、
できるだけ気持ちよくご案内したいと思っています。

みなさまのホテル滞在が、
より安心で、楽しい時間になりますように。