チームを動かす問題解決のための図解術

あなたは仕事でこんな問題に悩まされていませんか？

• 問題を整理できていない

• いつも同じ議論を繰り返している

• 関係各者と認識が合わない

• 解決策を理解してもらえない

• 解決策の効果や影響が解らない

仕事において問題は尽きません。しかし問題を理解することや、特に人と認識合わせすることは難しいです。

私はシステム開発プロジェクトのプレイングマネージャーを10年近くやり、顧客のビジネス課題と向き合ってきました。

ここ数年はITアーキテクトの仕事をしており、システム全体に影響を及ぼす技術選択や解決手段を実施しています。

いずれも仕事をする上で様々な関係者との調整が必要な仕事です。これらの仕事では図解がとても役立ちます。

図解によって現状を分析し、問題の状況を見える化することで、関係者とイメージを合わせやすくなります。

そして解決方法の効果や実行前後での変化を関係者に理解してもらいやすくできます。

この記事では見栄えのいいプレゼン資料を作るための図解は解説しません。それはコンサルやデザイナーが書いた本で足りると思います。

そうではなく、問題整理と問題解決を上手くやって、チームで認識を共有するためのツールとしての図解について解説します。

問題解決や認識合わせで苦労している方の参考になれば幸いです。

思考のツールとしての図解術

問題整理のための図解

問題を整理するとき、頭の中だけで考えるとまとまりません。頭の中だけで考えていると、グルグルと回るように同じことを考えてしまいます。

話してみるとか書き出してみることはいいことですが、それよりももっといい方法が図解です。

話すや書き出すだと情報が一方向に流れていくだけですが、図解なら情報を関連付けたり、グループ化したり、階層化したりできます。

いわば情報が3Dのように立体構造で解るのです。

問題分析のための図解

図解をして情報の関連や構造を理解できたら、問題の原因となっている箇所に当たりをつけられます。

頭の中だけで、あるいは話すや書き出すなど言葉だけで考えていると、うんうん唸っているだけで進まないことはよくありますし、思い込みで決め付けてしまいがちです。

その思い込みも立場が高い人が言ったり、多数決で勝っていたりすると正しいこととして扱われてしまうので危険です。

図解を使えば、問題とそれに関連する様々な要素、例えば関係者や製品・サービス、部品、業務の流れなどが見える化できるため、流れや関連で問題の原因がありそうな場所を探せるのです。

例えば生産性に問題があるとき、工程を並べて各工程の生産性を見て、それらを図にすれば、ボトルネック工程が解りやすくなります。

問題解決のための図解

図解を使って問題の原因を分析できたら、次は解決方法を考えます。

これもまた図解を使えば、どの個所をどう変えればいいかが解りやすいです。

そして変更前の図と変更後の図を並べれば、どこをどう変えるのかが解りやすくなります。

こうすれば自分での理解にも役立ちますし、関係者に理解してもらうことも簡単になります。

例えばボトルネックとなっている工程の生産性を改善する場合は次の図のようになります。

図解がチームに有効な理由

人は納得できなければ動かない

人に動いてもらうためには、やるべきことを理解及び納得してもらう必要があります。

内容にもよりますが、やるべきことを口頭や文章だけで理解してもらえることもあります。

しかし内容によっては、特に複雑な場合などは図で話した方が伝わりやすいことがあります。

特に納得という点では、現状の問題点とあるべき姿（俗に言うAs IsとTo Be）を図や比較表、箇条書きなどで示せると解りやすいです。

言葉より図の方が認識を合わせやすい

言葉だけで話すよりも、図の方が全体像や具体的な場所などを把握しやすいです。

また言葉は捉え方が複数ありますが、図で具体的に示せれば捉え方のぶれが少なくなり、認識を合わせやすいです。

例えば具体的な場所などは図の方が伝わりやすいいい例です。図でどこか指した方がよいでしょう。

この例は部屋のどこにあるものを持ってきてもらうかというものですが、お店のアクセスマップも似たようなものです。

他にも従業員教育でスキルを身に付けさせるときに、スキルと一口に言ってもどのレベルのスキルの話ですか？というときもあります。

次の図のようにスキルにも種類があります。上に行くほど経験が長い人に身に付けてもらいたいスキルですし、若い頃はビジネス基礎力をしっかり身に付けておきたいものです。

関係者に現状を理解してもらえる

関係者に現状を理解してもらうとき、ただ口頭で思いつくままにしゃべっても、中々理解してもらえません。

そこで図を使って、具体的にどこがどうなっているのが現状だと伝えると理解してもらいやすいです。

またボトルネック工程の図を掲載します。例えば現状は生産性に困っていると言いたいとき、工程別の生産性を図にすれば現状が伝わりやすいです。

同じ議論を繰り返すことを防げる

問題や課題はあって、いつも議論しているけど、いつも似たようなことを話していてまとまらないということはありませんか？

私はプロボノをやっているときにこの状態に何度も遭遇しました。そこで図で課題や意見、アイディアなどの関連性を書いたら関係者が納得してくれました。

「こういうことだったのか！」と解ってもらえたのです。例えば以下のような図をよく描きました。

この図では目的に対して出た意見を、課題と解決策に分けて関連付けています。

最初は目的に対する話が出るので、目的に対して矢印でつなげます。その後は話がドンドン発展していくので、関連する意見同士をつなげていきます。

人は話しているうちに訳が分からなくなり、何を話したかも忘れてしまいます。それでグルグル回って同じことを話すのです。

だからこのように話したことを見える化し、関連付けて行くと、同じことを話さずに済みます。そして出てきた意見の関連性も解ります。

さらには今まで出た意見をまとめたり、今まで出た意見から連想したりすることで新たなアイディアを出せます。

是非一度試してみて欲しい方法です。

チームを動かすための図解術

まずは自分が問題を理解する

図を描くためにはまずは自分が問題を理解する必要があります。人は理解できていないものを図にすることが困難です。

言い換えると考えながら図を描くことで、自分が扱おうとしている問題の理解にもつながるのです。

ここでいきなり図を描くよりは、問題について解っていることや考えていることを箇条書きにしてみましょう。

箇条書きにしたことから、どういう構図が解りやすいか、各要素の配置をどうするかを考えて行く方が進めやすいです。

粗々でいいから図を描いて身近な関係者に見せる

図に描く内容が決まったら、粗々でいいから図を描いてみましょう。

描けたら関係者、例えば上司やチームメイトに見せて相談しましょう。「この問題、こんなイメージで考えてるんだけど、どう？」と意見を聞いてみましょう。

こうして意見をもらって図をブラッシュアップしていきます。

図を使って関係者と議論する

図をブラッシュアップできたら、いよいよ関係する他部署や他の協力会社、顧客企業などとの会議に臨みます。

図を使って解説し、議論しましょう。

口頭や文章だけよりも断然伝わりやすいはずです。色々な意見を出し合い、考えるべきことややるべきことを具体化していきましょう。

図を修正して再び関係者と議論する

議論して色々な意見をもらい、考えるべきことややるべきことが解ったら、それを図に反映しましょう。

そして関係者との間で仕事を進めていい合意が取れたら進めましょう。

まだ合意が取れていないとか、納得できていない人がいるなら、図を修正して再び議論しましょう。

関係者が納得いくまで修正と議論を繰り返す

上記の流れを関係者が納得いくまで繰り返します。

もちろん他部署や他の協力会社、顧客企業のメンバーレベルの人全員に理解してもらう必要はないですが、リーダーやメンバー内の主力クラスの人には理解と納得をしてもらう必要があります。

図を描くときのコツ

色分けする

図を描くときは色分けをしましょう。モノクロで伝えるのは難しいですし、モノクロのデザインはかなり難易度が高いです。

赤やオレンジなど赤系の色は目立ちます。よって注目させたいことや注意を促したいことに使うとよいです。

一方で緑や青は赤と比べて地味で落ち着いた雰囲気を出します。よってこれらの色を中心に使った方が安全です。

夜になると暗くなって犯罪率が高い道に青い街灯を配置したら、犯罪率が下がったという話があります。それくらい青は落ち着きを表す色です。

対比させたいときやカテゴリー分けしたいとき、要素の意味の違いが重要なときなどは色分けをして行きましょう。

さきほどの課題整理の図では、議論して出てきた意見を種類で色分けしています。

色は3色くらいまでにする

色分けした方が解りやすい図を作れますが、色が多すぎるとゴチャゴチャして解りづらくなります。

解りやすくてゴチャゴチャしない塩梅は3色くらいです。

例えば3色を使った図がこちらです。これくらいなら解りやすいですが、ここに4色目として赤や紫が入ると、色数が多いと感じるでしょう。

俗にマジックナンバー3という言葉があります。人間が一度にパッと理解できることは3つまでです。

グループ分けして配置する

図を描くときはグループ分けを意識して配置するとよいです。

例えば次の図はモノクロですが、グループ分けして配置しています。

スペースを空けることは分断につながります。よってスペースを空けることで区別を付けられるのです。

人間の視線の動きに合わせた配置にする

人間の視線の動きに合わせたレイアウトにすることも効果的です。

人間の視線は左上から右下に向かいます。紙媒体ならZ字、Web媒体ならF字と言われますが、ポスターなどの1枚の紙でもWeb画面でも左上から右下に向かうのは同じです。

よって左上に最初に見て欲しい要素や重要な要素を配置するとよいです。流れを表すときは左から右に向かうのがよいです。

余談ですが横スクロールのシューティングゲームや格闘ゲームでプレイヤーが左側にいて右側に向かうのも同じことですね。

例えばエンジニアリングやクリエイティブのプロセスは上流工程から下流工程に向かっていきます。このような流れは左から右に向かって配置して行くとよいです。

流れといえば業務フローや承認フローも同様です。

承認フローで言えば、申請者、課長、部長、本部みたいな流れが一般的だと思います。この順で左から右に並べるのです。

対比する

検討したいことが2つある場合、縦または横に並べて違いが解りやすいようにするとよいです。

3つ以上だったら3つ並べるか表にします。

例えば次の図は2つの組織形態の違いを表しています。比べやすいように横に2分割して並べています。

図解が有効なケース

ここでは私が図解で関係者に理解・納得してもらえたケースをいくつか紹介します。

組織の活動目的を議論するとき

組織の活動目的を議論するとき、図は有効に活用できます。

こういうときは議論が常に発散し続け、そして同じことを繰り返し議論してグルグルと同じ場所を周り続けます。

よって議論したことを見える化することで、同じ場所をグルグルと回ることを防ぎます。そして議論したことを基に意見を発展させていきます。

先ほどの課題整理の図を再掲します。議論して出てきた意見を課題や解決方法、アイディア、気付きなどに分類して色分けし、配置していくと効果的です。

新規参入したい業界の問題を理解するとき

問題がある業界にチャンスを見出して新規参入し、その問題を解決しようなんて考えることがあるかもしれません。

そんなときも図解が有効です。現状を図で整理して、問題がある箇所を特定します。

そしてそれを解消した図を下に並べてあげればいいのです。そうするとその図を使って解決方法の提案ができます。

例えばマージンを取っている中間業者がいる業界で、顧客に直接販売して高い利益を得たいとします。そんなときはまずは商流に登場する業者を描き、それぞれをスキップする方法を考えていきます。

この場合はD2Cがよくある選択肢です。直営店やECによる直販です。投資額は大きくなりまし、ブランディングも重要になりますが、利益率も高くできます。

あるいは紙やFAXで業務を行っている業界にITを導入するという昨今ありがちなケースでも使えます。

どこからどこへ紙やFAXで情報が流れているか、関係者と情報のルートを図で全て書き出すのです。そしてIT化できる場所を探るのです。

システムの導入前後で業務がどう変わるか説明するとき

昨今はDX推進が盛んなため、システムの導入による業務効率化が増えています。あなたも社内業務がドンドンシステム化されていくのを目にしているかもしれません。

システムの導入前後で業務がどう変わるかを口頭で説明しても、今一解りづらく、伝わりづらいです。そこで図解が有効です。

例えば経費精算を例にとってみましょう。今までExcelに入力して紙で印刷し、提出していたとしましょう。

これをシステム上で申請するように変える計画があるとしましょう。システムですのでレシートを添付してOCRで読み込んでくれます。

こんなときシステムの導入前後を業務フロー図で描くと解りやすいです。

次の図は経費精算業務におけるシステムの導入前後の業務フロー図です。導入後については変更箇所を緑色にしています。

現在はExcelに入力して印刷し、レシートを添付しているとしましょう。それゆえ上司も経理担当者も紙でチェックしてハンコを押しています。差し戻しがあれば本人に紙を渡しに行っています。

これをシステム化する計画があるとします。システムなのでレシートをOCRで読み取ります。

だから日付、品名、金額は自動入力です。申請者はシステムにログインするので、申請者名と部署も自動入力です。だから入力の手間が大きく減ります。

差し戻しもメールでの通知なので、社内で本人を探す必要がないです。

最初からシステム上で作業するので、経理担当者が最後に会計ソフトに入力する手間も不要です。

上記の図ではこの違いを緑色にして、会計ソフトへの入力のような無くなる業務は白抜きにしています。また吹き出しで補足も付けることで解りやすくしています。

難解な問題が起きていて原因が解らないとき

難解な問題が起きているときは、1個ずつ情報を並べて整理していきましょう。そして1個ずつ確認していきましょう。

悩んだり議論したり、色々試したりしているうちに頭が混乱してくることも多いです。

だからこそ解っていることを並べて、図で整理してみましょう。

先ほど掲載した課題整理の図を再掲します。問題に対して、解っていることや考えられることを並べていきます。思いつく手段を試したら、それも並べていきましょう。

検討あるいは試してみてNGだった手段は、上からバツ印でもつけておきましょう。

おわりに

今回は私が思いつく限りの図解術を書いてみました。

いずれもシステム開発のプレイングマネージャーとして顧客とビジネス課題について一緒に取り組んで学んだこと、そして大規模プロジェクトのITアーキテクトとして多くの関係者と認識合わせするときに実践したことです。

多くの問題をこのように図を使って考えることで解決しつつ、関係者と認識合わせしてきました。そうして関係者に理解してもらうことで、関係者に動いてもらってきました。

私の売りは顧客のミッション達成率は100%、平均残業時間は10時間以下であることです。それを実現するための方法の1つが今回紹介した思考のツールとしての図解術になります。

仕事をもっと上手く進めたい、関係者と上手く調整したいなら是非とも図解術を身に付けてみてください。

有効さはもちろんですが、できる人が少ないという点でも活躍のチャンスがあるので、とてもおススメです。

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