AIでプレゼンを作る前に。「相手に決めてほしいこと」を1行にする
AIに「プレゼン資料を作って」と頼んだら、説明は多いのに、最後に何を伝えたいのかわからない。そんなときは、スライドの枚数より先に、聞き手に決めてほしいことを1行で書いてみます。
今日は、架空の社内提案を使って、AIに渡すメモと修正の仕方を紹介します。資料作成ソフトを開く前にできる練習です。
最初に書くのは、資料の目的
「問い合わせ対応について説明する」だけでは、聞き手は説明を聞いたあとに何をすればよいかわかりません。
「よくある質問の回答テンプレートを、まず1週間だけ試す許可をもらう」。ここまで具体的にすると、必要な情報を選びやすくなります。
以下の設定はすべて練習用です。実際の会社の実績ではありません。
聞き手：チームの責任者。
提案：よくある質問3件の回答テンプレートを1週間試す。
条件：費用をかけず、送信前に担当者が内容を確認する。
不明なこと：現在の対応時間と、どれくらい短縮できるか。
このメモをAIに渡す
次の文章を、自分の題材に置き換えて使えます。社外に出せない情報や顧客の個人情報は入力しないでください。
「チームの責任者に、よくある質問3件の回答テンプレートを1週間試す許可をもらいたいです。費用はかけず、送信前に担当者が確認します。現在の対応時間と短縮効果は未計測です。5枚の資料構成を、各ページの見出しと伝えること1つで作ってください。効果の数字や導入実績は作らず、不明な点は確認事項にしてください。」
構成案を、意思決定に近づける
この条件で、このCodex会話内で作成した初案は次の5枚です。スライド画像の自動生成を実演したものではありません。
1. 提案：回答テンプレートを1週間試したい。
2. 対象：よくある質問3件に範囲を絞る。
3. 手順：担当者が内容を確認してから送信する。
4. 確認：対応時間と修正の有無を記録する。
5. 判断：試行後に継続するかを決める。
ただ、5枚目が「試行後の判断」だけだと、今日の会議で何を承認してほしいかが弱くなります。そこで、追加でこう頼みます。
「5枚目を、今日決めたい事項に直してください。試行することへの承認、担当者、開始日を確認するページにします。担当者名と日付は未定なので、勝手に埋めないでください。」
修正後の5枚目は「今日決めたい3点」です。内容は「1週間の試行を承認するか」「担当者は誰か」「いつ始めるか」。未定の2項目は「要確認」として残します。
この案を採用する理由は、説明を終えるだけでなく、次の行動を決められるからです。「AIが出したから」ではなく、資料の目的に合うかで選びます。
見た目を整える前の確認
「対応時間が半分になる」など、測っていない効果を入れていないか確認します。
次に、1ページに伝えたいことがいくつも混ざっていないか見直します。見出しだけを順に読んでも、提案から判断までつながれば、スライドに移す準備ができます。
この練習は、社内の改善提案だけでなく、お客様への企画説明や活動報告にも使えます。AIの構成案を目的に合わせて直す力を、別の題材でも試せるのが学ぶメリットです。
今日は「誰に、何を決めてほしいか」を1行だけ書いてみてください。次に、その判断に必要な情報と、まだ確認できていない情報を分けます。
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