kintone研修で、福祉現場の業務課題を脱出ゲームで洗い出してみた

先日、一般社団法人一二三さんにて、幹部職員20名向けの研修を担当させていただきました。

テーマは、kintoneを活用した業務改善。

前半は、スライドを示しながら、私が説明していきました。

「kintoneとは……」
「福祉のDXとは……」

少々カタカナが並ぶ、少々お堅い研修。

……のはずでした。

研修の後半、ファントムマスクと深紅のマントに着替えた私が、颯爽と研修会場に再登場するまでは。

没入感あふれるオープニングムービー。

驚く参加者たち。

一変する、会場の空気。

「さあ、脱出ゲームの始まりだ！」

私――ゲーム支配人がマントを広げ、高らかにゲーム開始を宣言すると、会場にどよめきが広がりました。

今回は、そんな少し変わった、けれど本気の「kintone研修」の話をします。

まず前半：私の「Excelしくじり武勇伝」から始まる

研修の前半は、「Excelしくじり武勇伝」として、私の黒歴史の供養から始まりました。

少しだけ、当日のスライドを紹介します。

タイトルコール！ しくじり先生風

オープニングは、「しくじり先生」というバラエティー番組風の導入。

まずはここで、参加者の皆さんの心をわしづかみにします。

恐怖のFAX地獄

朝、職場に来たら、床に散らばっていたのは、行政から送られてきた大量のFAX用紙。

しかも、送られてきたのは「書式」だけ。

昔を思い出されたのか、参加者の皆さんは大きくうなずかれていました。

恐怖！「最新版_本当の最新.xlsx」が並ぶ混沌

「どれが本当の最新版なのでしょうか？」

この問いかけには、参加者の間から笑いがこぼれました。

どうやら皆さん、同じような思いをされたことがあるようです。

恐怖！ 壊れかけのマクロ

これもしみじみ、うなずく皆さま。

思い当たる節があったのかもしれません。

恐怖！ 行政から送られてきた結合セルだらけのExcel

これは、場が沸いた一枚でした。

参加者の皆さん、うなずきが止まりません。

首振りマシーンのように、しきりにうなずかれる皆さんを見て、現場でのご苦労をひしひしと感じました。

「ああ、皆さんも、あの地獄を知っているのですね……」

そんな謎の連帯感が、会場に生まれた瞬間でした。

そこで出会ったのが、kintone

幾多のしくじりを重ねる中で、私が出会ったのがkintoneでした。

ここからは、なぜ業務がここまで困難になってしまうのかを分析し、その困難をkintoneを使ってどのように打破してきたのかについてお話ししました。

「こんなに便利なシステムがありますよ」

という話から始めるよりも、まずは地獄をくぐり抜けてきた実話を共有する。

そして、

「皆さんも、もうこの苦しみから抜け出したいですよね」

というところから、地獄からの脱出方法としてkintoneを語る。

その方が、きれいな機能紹介よりも、ずっとリアリティのある学びにつながるのではないかと考えました。

以上で、私の黒歴史の供養は終わりました。

チーン。

業務改善の本質は「情報がつながること」という話もした

黒歴史の供養が終わったあと、もちろん、福祉DXという真面目な話もしました。

福祉の現場には、利用者さんへの支援、保護者対応、記録、請求、勤怠、行政報告、監査資料……さまざまな仕事があります。

しかも、それらは一人で完結するものではありません。
複数人が関わりながら、同時並行で動いていきます。

ところが、その情報がそれぞれ別の場所に登録され、別々に管理されている。

つまり、全部が「点」のままなのです。

情報がバラバラだから、同じことを何度も入力する。
転記ミスが生まれる。
特定の誰かの頭の中にしか存在しない業務が生まれる。
必要なときに、必要な情報を探せない。

「今すぐ情報が欲しい！」

そう思ったときに、情報が取り出せないフラストレーション。

本当はつながっていてほしい情報がつながっていない。
その断絶こそが、現場を苦しめる大きな原因なのだと思います。

業務改善とは、仕事を単に早くすることではありません。

あらゆる情報がつながり、必要な人が、必要なときに、必要な情報へたどり着けるようにすること。

私は、そこに業務改善の本質があると考えています。

情報がつながると、確認が減る。

確認が減ると、業務が減る。

業務が減ると、本来注ぐべき支援や判断に、力を注ぐことができる。

たとえば、支援の必要なお子さんの情報が、児童デイ、放課後等デイ、就労支援、そして社会での自立に向けて、途切れずにつながっていく。

必要な支援のバトンを途切れさせないこと。
利用者さんやご家族の人生のライフサイクルを、しっかりと支えていくこと。

kintoneは、そのための道具である。

そんな真面目なお話をしました。

みんな大好き、生成AI

その後は、生成AIを活用した業務改善についてもお話ししました。

参加者の皆さんの興味関心が大きかったのも、この話でした。

「こういう時は、どうしたらいいですか？」

そんな率直な質問も飛び、私も、自分の利用経験をもとにコメントさせていただきました。

単なる流行りものとしてではなく、日々の記録、文章作成、情報整理、アイデア出し、研修準備など、現場の負担を少しでも軽くするための道具として、生成AIをどう使うのか。

皆さんの表情や質問からも、その可能性に対する関心の高さを感じました。

こうして、私は無事に前半の話を終えました。

そして後半の準備のため、会場からこっそり退場したのでした。

そして私は、再びファントム仮面をかぶった

休憩の間、参加者の皆さんがゆったりと過ごされているその裏で、私は会場裏にこもり、ひそかに扮装へと着替えていました。

マスク。
ウィッグ。
マント。
手袋。

前回、私がファントムに扮したのは、今年2月に開催した kintone Café 沖縄 Vol.10「kintoneしくじりカルタ脱出ゲーム」のときでした。

今回は、企業研修での単独ファントム発動です。

事務局の方に、模造紙と付箋を各テーブルへ配っていただいている間、私は一人、異世界の支配人へと変身していました。

窓ガラスに映る自分の姿を確認します。

どこからどう見ても、完全に不審者。

正直なところ、会場に再登場した瞬間、本当に不審者と間違われないか。
それが一番の心配でした。

ちなみに、今回のオープニングムービーとエンディングムービーは、当日の朝に仕上げたばかりでした。

前日に動画生成AIのSoraで映像素材を生成し、音楽生成AIのSunoで音源素材を生成。
そして当日の朝、Microsoft Clipchampを使って、音源と映像をつなぎ込みました。

制作時間は、およそ2時間。

もちろん、プロの映像作品のような完成度ではありません。
粗削りです。

けれど、見ごたえはある。

何より、私の脳内にあったイメージが、映像と音楽になって目の前に現れる。

動画生成AIや音楽生成AIの時代に、私は猛烈に感謝しました。

Soraだけに、空に向かって「ありがとう！」と叫びたい。

……ところでしたが。

もう、ファントム登場の時間が迫っていました。

ようこそ、業務迷宮ラビリンスへ

オープニングムービーが流れ始めると、参加者の皆さんは、食い入るように画面を見つめていました。

――ここは、平穏なオフィスの日常。

しかし、ある日突然、参加者たちは異世界へと弾き飛ばされます。

迷い込んだ先は、業務迷宮ラビリンス。

そこは、繰り返し業務が延々と続く世界。
その名も、迷宮モノポリウム。

ちなみに、モノポリウムは鉛筆工場です。

なぜ鉛筆工場なのか。

そこに深い意味がありますが、ここでは省略。

そんな迷宮の中に、謎の人物が現れます。

遠くに見える、支配人らしき影。
ファントムマスク風の、いかにも怪しい人物。

そして、その人物が脱出ゲームの開始を宣言します。

オープニングムービーが終わると、いよいよ私の出番です。

私は会場に入り、オープニングアクトを始めました。

参加者のどよめきを肌で感じながら、私はセリフを続けました。

そして、会場をゆっくり歩きながら、参加者の皆さんのもとへ向かいます。

一人ひとりにお配りしたのは、支配人からの招待状。

今回のミッションです。

参加者の皆さんは、少しずつ状況を飲み込んでいったようでした。

そして何より印象的だったのは、その表情です。

皆さんの目が、子どものようにキラキラと輝いていたのです。

脱出ミッション：業務を付箋に書き出せ

脱出ゲームのワークで参加者の皆さんに取り組んでいただいたことは、いたってシンプルです。

利用者さんを受け入れてから、帰るまでの業務を付箋に書き出す。

月初から月末までの業務を、付箋に書き出す。

たったそれだけです。

けれど、これを実際の業務の中でやろうとすると、なかなかしんどいものがあります。

「業務改善会議」と名を打ち、チームメンバーを集めて会議をする。
日々の業務の疲労もある。
集中力も続かない。
なかなか意見も出ない。

皆さん、大変な業務を抱えながら、同時に業務改善にも取り組まなければなりません。

それは、やはり大きな負担です。

だからこそ、日頃の業務負担を減らすために、企業研修という限られた時間の中で、業務の洗い出しを行う意味があります。

とはいえ、座学研修の中で突然、

「さあ、今から業務を洗い出して、業務改善を考えましょう！」

と言われても、なかなか気持ちは乗りません。

皆さん、すでに座学でお腹いっぱいなのです。

そりゃ、そうです。

これは「長時間イスに座る選手権」ではありません。

人間ならば、一刻も早く帰って、柔らかいオフトゥンに包まれたい。

……私だけでしょうか。

そんなわけで私は、参加者の皆さんに当事者意識を持っていただくために、脱出ゲームという没入体験を仕掛けました。

オープニングムービーを流し、ファントムマスクをかぶり、業務改善の世界を「迷宮」として立ち上げたのです。

今回のミッション

今回の法人さんには、就労支援、児童発達支援、放課後等デイサービス、事務局など、複数の機能がありました。

そのため、グループごとに書き出される業務も、まったく違います。

支援系のグループは、利用者さんの活動や記録が中心。

児童系のグループは、子どもたちへの関わりや保護者連絡が中心。

そして事務局のグループは、出退勤管理、給与計算、請求、書類確認、期限管理、現場から上がってくる情報の整理……。

各チーム、付箋の数が止まりません。

書いても、書いても、出てくる。

日々の業務の中では、当たり前のように流れていく一つひとつの作業。

けれど、それを付箋に書き出して並べてみると、そこには膨大な仕事の流れが現れます。

各テーブルが、凄まじい熱量の炎に包まれているように見えました。

参加者の皆さんは、チームごとに分かれ、自分たちの業務を次々と書き出していきました。

業務の可視化は、相互理解につながる

今回、私にとって一番印象的だったのは、現場の方以上に、事務局の方々がワークに前のめりだったことです。

確かに、そうなのです。

私自身も保育園運営に携わる事務方なので、こちらの事務局の皆さんの大変さが、本当によく理解できました。

現場の仕事は、利用者さんや子どもたちと関わる姿が見えます。

日々の支援。
成長や発達。
利用者さん同士の関わり。
保護者とのやり取り。

ケアの本丸として、成果が比較的見えやすい仕事です。

しかし、事務局の仕事は「見えにくい」。

事務局が止まると、組織全体が困ります。
請求も、勤怠も、給与も、書類も、期限管理も、行政対応も、すべて止まってしまいます。

それなのに、事務局の仕事は「できていて当たり前」と思われやすい。

とても大変なのに、透明化されやすい仕事なのです。

付箋を書き出し、模造紙に貼り出した後、各グループで共有する時間を持ちました。

そのとき、事務局の発表を見た現場の方が、思わずこう言いました。

「事務局って、こんなにいろいろなことをしていたんだ……」

この一言を聞いたとき、私は強く感じました。

このワークは、単なる業務の見える化ではない。

相互理解につながっているのだ、と。

業務を洗い出し、可視化することは、見えない仕事を見えるようにし、効率化を図るためだけのものではありません。

それぞれのチームが、互いの仕事の重さや複雑さを知ること。

「自分たちだけが大変なのではない」
「相手の部署にも、こんなに多くの仕事がある」
「この情報が遅れると、あちらの業務に影響するのだ」

そうした気づきが生まれることで、互いの仕事を尊重することにつながります。

業務の可視化は、相互理解であり、リスペクトの入口でもある。

各チームの模造紙に貼られた付箋の量を見ながら、私は改めて、組織の中にある複雑な業務の重なりに圧倒されていました。

脱出ゲームは入口。本体は業務可視化だった

各チームの発表が終わると、ついに、それぞれの「業務の地図」が完成しました。

業務迷宮ラビリンスの崩壊です。

私は、参加者の皆さんに「脱出成功」を告げました。

「脱出成功、おめでとうございます！」

そして私は、

「私の、負けだ……」

と悔しがりながら、支配人としての敗北宣言をしました。

エンディングアクトです。

そのまま会場を走り去る私。

そして、エンディングムービーが流れます。

迷宮から抜け出し、元のオフィスへ戻る参加者たち。

暗闇を抜けた空には、虹。

エンドロールとともに、会場には大きな拍手が起こりました。

私は扮装を解き、再び皆さんの前に登場しました。

そして、うやうやしくお辞儀をし、謝辞を述べました。

最後に、どうしてもお伝えしたかったこと

今回の脱出ゲームのミッションは、「業務の可視化」でした。

皆さんに書き出していただいた業務は、どれも、日頃の現場を支えている大切な仕事ばかりです。

一つとして、欠けてよいものはありません。

付箋に書かれた一つひとつの業務は、そのまま現場のリアルなデータです。

このデータを皆で共有できるようになれば、業務はぐっと楽になります。

「誰が、いつ、何をしているのか」
「どこで情報が止まりやすいのか」
「どの情報が、どの部署につながっているのか」

そうしたことが見えるようになるからです。

そして、今回の付箋一枚一枚は、kintoneアプリを作るときのヒントにもなります。

さらに、職員同士が互いの仕事を知り、理解し、尊重し合うための入口にもなります。

脱出ゲームは、あくまでも「入口」。

本当にやりたかったのは、業務を見える化すること。

そして、見えない仕事に光を当てること。

書き出された付箋。
可視化された業務の数々。

それは、業務改善の宝の山でした。

次にやるとしたら、「グルーピング」まで

今回は、業務を付箋に「書き出す」ところまでにしました。

最後に、参加者の方から、

「このあと、グルーピングしますか？」

という声もありました。

そうなのです。

本当は、そこまで進むと、さらに深くなります。

似ている業務をまとめる。
誰に負担が集中しているのかを見る。
どこで情報が止まりやすいのかを見る。
どの業務が、どの部署とつながっているのかを見る。

そこまで進むと、少しずつボトルネックが見え始めます。

今回は限られた時間の中での実施だったため、「書き出す」ところまでに留めました。

けれど、半日または一日研修として実施できるなら、午前中に業務を書き出し、午後にグルーピングと構造化を行う。

そうすれば、業務改善の入口から、もう一段深い「仕組みの見直し」まで進められるのではないかと思います。

今回の研修を通して、そんな可能性も感じました。

結局、福祉現場のDXはツール説明から始まらない

今回の研修を終えて、改めて思ったことがあります。

福祉現場のDXは、ツール説明から始まるのではない、ということです。

まず必要なのは、

「自分たちが、何をしているのか」

を改めて知ること。

自分たちの業務を、見える形にすること。

いつ、何をしているのか。
誰が、何をしているのか。
どこに、どんな負担が集中しているのか。
どの情報が、どこで止まりやすいのか。

それを見える形にして初めて、業務をつなぐ道具としてのkintoneが生きてきます。

だからこそ、業務が見えないまま、いきなり難しいツールだけを入れてしまうと、現場は混乱します。

便利になるはずだったシステムが、かえって現場の負担になってしまうこともあります。

業務を改善するために、まず業務を見えるようにする。

見えた業務が、必要な人へ、必要な形でつながるようにする。

そのために、私は、システム導入の前後で、まず最初にやるべき「業務課題を見えやすくする場づくり」に関わっていきたいと思っています。

ただし、その入口は、堅苦しい会議でなくてもいい。

むしろ、物語でもいい。
脱出ゲームでもいい。
ファントムマスクでもいい。

参加者が思わず前のめりになり、自分たちの仕事を見つめ直したくなるような、没入装置としての「物語」を仕掛ける。

その仕掛け人として、私はこれからも関わり続けていきたいと思っています。

それが、私の目指す「エンターテインメント×教育」の融合なのです。

……などと、真面目な話はここまでにして。

また、どこかに業務迷宮が現れたときには、皆さんのもとへお邪魔するとします。

そのときは、どうぞご無礼をお許しください。

ファントムは、突然、現れます。

それでは、また。

御礼

今回、研修の機会をいただいたのは、一般社団法人 一二三様です。

幹部職員の皆さま、そしてご準備くださった事務局の皆さま、あたたかく迎えてくださり、本当にありがとうございました。

また、業務迷宮が現れたときには、ファントムがそっとお邪魔するかもしれません。

そのときは、どうぞよろしくお願いいたします。

編集後記

今回は、ご縁があって、初めて企業研修を担当させていただきました。

何をどうすればよいのか、さっぱり分からないところからのスタートでした。

これまで、kintoneセミナー45分を1回。
kintone CaféでのLT登壇を2回。

どれも、自分のやり方が正しいのかどうか、さっぱり分かりません。

専門学校では、心理学を年間90時間ほど教えています。

それでもやはり、これが正しいやり方なのか、分からないままです。

反省して、改善して、また試して、また反省する。

要するに、いつも手探りです。

それでも、参加者の感情を揺り動かしたい。

笑わせたい。
気づかせたい。
「自分にも関係がある」と思ってもらいたい。

エンターテインメントと教育を融合させたい。

そのスタンスだけは、決して揺らぎません。

今回の研修が、参加者の方々一人ひとりの心に届いたのなら。

私は、心から満足です。

……ところで。

ファントムマスクが顔にフィットしないことが、今回最大の課題でした。

前が見えない。

これは由々しき問題です。

次回はどうするか。

デスマスクか。
ペストマスクか。
キツネの面で和風路線か。
あるいは、スケキヨ面か。

こうなると、もはや、誰がやっても分からない。

それが、今のところ一番の悩みです。

完

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