【開店準備】運営2：予約─実際に運営して分かった予約管理の盲点

予約は、音楽スタジオ運営において非常に重要な要素のひとつです。

特に近年は、ネット予約の有無や設計次第で、お客様の利便性だけでなく、日々の運営負荷やトラブルの起きやすさが大きく変わるように感じています。

私が運営していた「スタジオアイシャ」でも、開店当初から予約のルールや仕組みについて試行錯誤を重ねてきました。そんな中、実際に運営して初めて見えてきたポイントもありました。

この記事では、スタジオアイシャの実例をもとに、運営の視点から

・予約ルールの考え方とその背景
・ネット予約を導入した目的と効果
・運営前に知っておきたかった落とし穴

について整理して紹介します。

音楽スタジオや、予約制の事業を検討している方にとって、何かしら参考になる点があれば幸いです。

事業の概要

• 業種：音楽スタジオ（防音室を設置し、時間貸しで運営）

• 特徴：アコースティック楽器の少人数利用に特化

• 店舗：武蔵小杉駅から徒歩1分・約47平米・2階（エレベーターあり）

• 主な設備：1～3畳程度の組立式防音室を6室設置

• 開業時期：2010年9月

組立式防音室とは

部屋の中に“もうひとつの小さな部屋”をつくるような構造の防音スペースです。専門工事は不要で、パネルを組み立てるだけで完成します。用途は幅広く、楽器練習・録音・オンライン会議・集中作業など、多様な場面で利用されています。賃貸でも導入しやすく、移設も可能という点は大きなメリットと言えます。

事業の詳細

次のHPをご参照ください。

前提：開店時はなるべくお金をかけない

資金はできるだけ防音室に集中させる方針だったため、開店時にはできるだけお金をかけないという前提で考えました。可能な限りアウトソーシングせずに、自前で実施することで、費用を抑える工夫をしました。事業が軌道にのった後、段階的に必要な投資を行いました。

予約のルール

スタジオアイシャで設定した、予約のルールを紹介します。
2010年の開店後、運用ルールは試行錯誤しながら少しずつ変更してきましたが、ここではルールがある程度こなれてきた2018年以降の内容を軸に紹介します。

予約の受付方法

• 電話

• 店舗（受付などで直接）

• ネット予約

業務の効率化を目的に、お客様にネット予約の利用を促していました。その一環として、予約のルールは電話もしくは店舗での予約よりも、ネット予約を優遇しています。

予約受付開始時期

• ネット：60日前より開始

• 電話もしくは店舗：1ヶ月前（前の月の同じ日）より開始

最大予約受付（同時）

• ネット：100時間まで

• 電話もしくは店舗：5件まで

キャンセル料

15日前までは無料、14日前～前日までは50%、当日は100%

予約の変更

• 予約日の変更は、キャンセルと同じ

• 予約日と同じ日で予約していた枠より時間が少なくなる場合は、少なくなった時間がキャンセルと同じ（例：15:00～17:00を16:00～18:00に変更した場合、15:00～16:00の1時間がキャンセルの対象）

• 予約日と同じ日かつ同じ時間で、防音室などが変わって利用料金が安くなった場合、差額がキャンセルと同じ

誤って予約をした場合について

予約が確定してから15分以内で1回目のキャンセルと変更に限り、キャンセル料金は無料

ネット予約について

近年はネット予約の重要度が増してきているように感じます。一方では導入の選択肢が広がり、ハードルも下がっているようです。ネット予約を運用した実感から、なるべく早い段階（可能であれば開店時）でネット予約を導入することをおすすめします。お客様の利便性向上はもちろんですが、店舗の運営も効率化できることが期待できます。

ここでは、スタジオアイシャにおけるネット予約の事例を通じて、その目的や背景、有効な機能などを紹介します。

導入時期

2010年の開店時は電話と店舗の受付のみで予約を受けていました。自作したMicrosoft Accessのシステムと紙を組み合わせて運用していました。2011年の後半ぐらいからお客様が増えてきて、受付などの業務も忙しくなり、電話に出られない時間が増えてきました。そのころからネット予約の導入検討をはじめ、2013年からはネット予約のサービスを開始しました。Microsoft Accessと紙は廃止し、このネット予約のシステムで一元管理することになりました。

導入の目的と背景

• お客様の利便性向上（特に複数人利用時の利便性向上）

• 予約・顧客・入金・売上管理の効率化

• アルバイトスタッフが働く下地づくり

• リモートでシステムへのアクセス（スタッフとの情報共有、指示など）

●お客様の利便性向上（特に複数人利用時の利便性向上）
基本的なこととしては、24時間ネットで予約できる環境は、お客様にとって利便性が大きく向上します。その上で、特に音楽スタジオの利用シーンとしては、複数名で利用する際の予約で効果を発揮します。例えば、レッスンの二人での利用で、先生が予約する場面です。先生は生徒とスケジュール調整した上で、音楽スタジオの予約を取るのが一般的です。その時に、希望の時間で予約がいっぱいだった場合を想定すると、電話とネットで次のような違いが生じ、ネット予約の方が圧倒的に便利です。
－電話→電話を切ってから、再度生徒とスケジュール調整をして、改めて予約の電話
－ネット→先生がネット予約で予約状況を見ながら生徒とスケジュール調整し、空いている枠を予約

●予約・顧客・入金・売上管理の効率化
ネット予約の導入前は、紙とMicrosoft Accessで予約や顧客の管理をしていました。例えば、会員登録用紙に記入してもらった内容をMicrosoft Accessに入力したり、電話で受けた予約の内容を紙の予約表に記載した上でMicrosoft Accessに入力していました。ネット予約を導入することで、このような入力の手間や転記ミスがなくなります。
加えて、ネット予約で予約を受ける時には、料金を自動計算して表示することができるようにしました。その予約のデータ（料金含め）を入金管理・売上管理で一元管理すれば、転記などの必要がなく、業務を大幅に効率化できます。

●アルバイトスタッフが働く下地づくり
アルバイトスタッフを雇うためには、マニュアルを整えていく必要がありました。その下地として、それまで使用していた紙やMicrosoft Accessの運用を廃止し、予約業務はもちろん、顧客管理や入金管理など、かなりの部分をこのシステムに統合することで、業務をシンプルかつ効率的にすることが狙いの一つでした。また、スタッフ間での情報共有や引継がスムーズになることも期待できます。

●リモートでシステムへのアクセス（スタッフとの情報共有、指示など）
アルバイトスタッフに店舗をまかせている時を想定して、私がリモートでシステムにアクセスできる環境を整えることも目的でした。例えば、業務でトラブルが発生した時も、家からシステムにアクセスすることで状況を共有し、トラブルの対処をサポートできます。

予約システムを導入した手段

導入したネット予約は、業者に依頼して既存のシステムからカスタマイズしていただきました。システムの統合テストなどは自前で実施することなどを条件に、かなり安く構築していただきました。私の場合は社会人になって4年ほどは、システムエンジニアとしての経験があるため、このようなことができました。結果、初期費用、ランニングコストともに抑えながら、要望に合致したシステムを構築できました。

しかし近年は様々なネット予約のサービスが月額の低価格で利用できる環境が整ってきました。今であれば、このようなサービスを活用するのが無難かと思います。

多店舗対応への機能拡張

2019年に2号店の開店を前提に、多店舗での運営が可能なシステムへバージョンアップしました。
お客様の視点からは、一つのIDで複数拠点をシームレスに予約することができます。例えば、ピアノの個人練習でご利用いただく場合、店舗Aと店舗Bのピアノのある防音室だけを表示して、予約状況を比較して都合の合う防音室を予約いただく、といった感じです（次の画面は1店舗選択の例ですが、これが複数店舗あるイメージです）。
経営者の視点からは、複数店舗の予約や顧客の情報、売上などを一元管理して効率化したいと考えていました。
結果的に2号店を実現することはできず、この機能が実際に活用されることはありませんでした。

運営前に知っておきたかった落とし穴

ここからは、実際にスタジオを運営してから初めて気づいたポイントを紹介します。いずれも、開店前に机上で検討している段階では想像しにくい点でした。

また予約のルールやネット予約は、導入した時点では「便利に回っている」ように見えても、利用者が増えてから別の課題が表面化してくることもあります。

次の有料エリアでは、

• 紙だけでの管理では対応が難しくなる「キャンセル料の確認」

• ネット予約を導入したからこそ発生した「仮押さえ」問題

といった、運営してから直面した落とし穴を取り上げます。

いずれも実際に悩み、対策を重ねてきたテーマです。これから音楽スタジオや予約制の事業を始める方が、事前に検討しておくべき視点として参考にしていただければと思います。