ChatGPTに仕事を任せるまで、私はこう入力した｜50代の私が“AI事務員”を育てた6ステップ

「ChatGPTを使えば、仕事が楽になる。」

私も最初は、そう思っていました。

文章を作ってくれる。
調べものをしてくれる。
計算もしてくれる。

だったら、面倒な事務仕事もどんどん任せられるんじゃない？

そんな期待をして、仕事の中にChatGPTを取り入れ始めました。

でも実際は――

全然、思った通りにできませんでした。

ちなみに、このnoteも今、私とAI社員の「ちゃぴ」が一緒に作っています。

私は50代。
AIの専門家でも、パソコンに詳しい人でもありません。

個人事業の総務や経理をしながら、

「この仕事、AIにできないかな？」

と思ったことを、ひとつずつ試しています。

最初は何度お願いしてもできなかったChatGPTが、今では実際の仕事で約185万円の請求内容を一緒に確認するところまで来ました。

今日は、そこまでどうやって仕事を覚えてもらったのかを書いてみます。

Chapter 1｜ChatGPTを使えば、すぐに仕事を任せられると思っていた

最初の頃の私は、

「これを確認して」

「この資料とこの資料を照らし合わせて」

「間違いがないか全部見て」

という感じで仕事を頼んでいました。

人に仕事をお願いするときと、ほぼ同じ感覚です。

ところが、うまくいきません。

一度説明したはずなのに違う答えが返ってくる。

一度できたので、

「もう覚えたんだ」

と思って同じような仕事を頼むと、今度はできない。

こちらとしては、

「前にも言ったよね？」

という気持ちになります。

何度か繰り返しているうちに、

「ChatGPTって、仕事にはそんなに使えないのかな？」

と思ったこともありました。

Chapter 2｜できなかった原因は、AIだけではなかった

今振り返ると、原因のひとつは私の頼み方でした。

私はChatGPTに、

最初から仕事を丸ごと渡そうとしていたんです。

たとえば、会社の請求書を確認するとします。

私の頭の中には、

・今回の請求期間
・現場ごとの単価
・何を1日として数えるのか
・通常作業と追加作業の違い
・例外になるケース
・どの資料と突き合わせるのか
・最終的にどこを確認すればいいのか

こうしたルールがすでに入っています。

毎月やっている仕事なので、私にとっては「当たり前」です。

でもChatGPTには、その当たり前がありません。

それなのに私は、

資料を渡して、

「全部確認して」

とお願いしていました。

考えてみれば、新しく入った事務員さんに会社のルールを何も教えず、

「この請求書、全部チェックしておいて」

と頼んでいるようなものです。

それでは、できなくて当然ですよね。

私はそこで初めて、

「AIができない」のではなく、「私が仕事を教えていない」のかもしれない。

と思いました。

Chapter 3｜変わったのは、ChatGPTではなく私の入力方法だった

そこから、やり方を変えました。

一度に全部頼むのをやめました。

まずひとつだけ。

できたら次。

間違えたら、

「違うよ」

だけでは終わらせず、

なぜ違うのかを説明する。

そして、もう一度やってもらう。

本当に小刻みです。

最初は、

「ChatGPTって、こんなに細かく教えないといけないの？」

と思いました。

でも、それを繰り返して2週間ほど経った頃。

以前できなかった仕事を、もう一度頼んでみました。

すると――

できたんです。

「あれ？」

と思いました。

そこで今度は、

「じゃあ、これはできる？」

「次はここまでお願いできる？」

と、少しずつ任せる範囲を広げていきました。

すると、できることが増えていきました。

今では実際の仕事で使う資料を渡して、

私とは別の目で内容を確認してもらうところまで来ています。

最近では、約185万円の請求を作る際、

出勤日数
現場ごとの単価
定期清掃
ガラス清掃
作業者への支払額
その他の経費

などを整理して、ChatGPTと一緒に確認しました。

もちろん、

185万円の請求をAIに丸投げしているわけではありません。

最後に判断し、確認するのは人間です。

でも以前は一人で何度も確認していた仕事を、

今は、

「もう一人の事務員に一緒に見てもらう」

感覚にかなり近づいています。

「じゃあ、実際にどう入力したの？」

ここまで読んで、

「具体的に、ChatGPTに何て入力したの？」

と思った方もいるかもしれません。

私自身、AIを使い始めた頃に一番知りたかったのがそこでした。

「AIを活用しましょう」

「プロンプトが大事です」

という話はたくさんあります。

でも私が知りたかったのは、

実際に仕事をしている人が、画面に何を入力しているのか。

そして、

その入力でどこまでできたのか。

でした。

ここから先では、私が実際にやっている方法を、

できるだけそのまま紹介します。

この先で書くこと

Chapter 4｜ChatGPTに仕事を覚えさせた6つの順番

Chapter 5｜実際の入力例｜私はこうやって仕事を教えています

Chapter 6｜一度に全部頼まない。「小刻み指示」のやり方

Chapter 7｜失敗した入力と、できるようになった入力の違い

Chapter 8｜185万円の請求チェックでは、どう使ったのか

Chapter 9｜AIに任せる仕事と、人間が確認する仕事

特別なプログラムは使っていません。

難しいプロンプトの知識もありません。

私がやったのは、

仕事をひとつずつ言葉にして、ChatGPTに教えていったこと。

その過程で、

「この入力ではダメだった」

「こう言い直したらできた」

という失敗もたくさんありました。

ここからは、その失敗も含めて書いていきます。