Cosa pesa davvero sul costo di un gestionale su misura (dati 2026)

Chi deve far costruire un gestionale per la propria azienda si scontra quasi sempre con la stessa risposta: «dipende». È vero, ma si può dire qualcosa di più preciso. Ho messo insieme i prezzi che dodici software house e professionisti italiani pubblicano sui loro siti (rilevazione del 22 ottobre 2026) e li ho tenuti separati da qualsiasi stima mia. Qui sotto trovi cosa dicono, cosa non dicono e quali sono le voci che spostano davvero il costo.

Cosa dicono i prezzi pubblicati

Nove delle dodici fonti pubblicano cifre per almeno due fasce di progetto e sono entrate nel calcolo. Mediane dei prezzi dichiarati, IVA esclusa:

Se si guardano solo le cinque software house che si rivolgono esplicitamente alle PMI (classificazione mia, per come si presentano sui loro siti) le fasce scendono: 3.100–8.000 € per il piccolo, 8.000–20.000 € per il medio, 18.000–40.000 € per il grande. Le agenzie orientate a clienti più grandi pubblicano cifre molto più alte in tutte le fasce.

Tre cose da non dimenticare quando leggi quella tabella

1. Sono prezzi pubblicati, non preventivi chiusi. Un preventivo reale può essere più alto o più basso.
2. Il campione è piccolo e non è casuale. Sono le pagine che una ricerca sul web mostra, scritte da chi vende il servizio.
3. «Piccolo», «medio» e «grande» non significano la stessa cosa per tutti. Alcune cifre sono per modulo, altre per reparto, altre per un verticale. Dove una fonte scrive «oltre X» ho usato X come minimo e nessun massimo, quindi le mediane dei massimi per i progetti grandi si basano su meno fonti.

Un conflitto di interessi va detto: scrivo per una software house che sviluppa gestionali su misura. Per questo le nostre fasce non sono nei dati e non entrano in nessun calcolo.

Cosa muove davvero il costo

Due gestionali che sulla carta sembrano uguali possono costare uno il doppio dell'altro. Nella nostra esperienza la differenza sta quasi sempre in cinque voci, e nessuna è «il numero di schermate»:

• Quanti processi copre. Un'attività sola (per esempio i preventivi) oppure più reparti che si passano il lavoro. Ogni processo in più porta regole, schermate e test.
• Quanti sistemi deve collegare. Contabilità, ERP, CRM, e-commerce, banca, corrieri. Spesso è la voce che pesa di più, soprattutto se il programma da collegare è vecchio o chiuso, senza API.
• Ruoli e permessi. Chi vede cosa, chi modifica, chi approva. Cinque persone con compiti molto diversi possono costare più lavoro di cinquanta che fanno la stessa cosa.
• Dati da recuperare. Partire da zero è semplice. Portare anni di anagrafiche e storico da Excel o dal vecchio gestionale richiede pulizia, regole di deduplica e controlli con chi quei dati li conosce.
• Regole del lavoro. Listini per cliente, calcoli, scadenze, passaggi di approvazione. È la parte che si vede meno ed è quella che fa la differenza tra un programma generico e uno utile.

Da dove nascono le cifre: le tariffe a giornata

Un preventivo è, in buona parte, giornate di lavoro moltiplicate per una tariffa. Le fonti pubbliche che ho trovato:

• Assintel Report 2025, riportato da Buspa (indagine su 346 PMI ICT, dati 2024): programmatore 347 €/giorno, analista circa 420, capoprogetto circa 480, consulente 540.
• Zornade: freelance e piccole strutture 250–400 €/giorno; software house strutturate 400–700 €.

A titolo di sola aritmetica: a 347 €/giorno, 5.000 € corrispondono a circa 14 giornate di un programmatore. Non è un preventivo, serve per capire cosa può starci dentro un «piccolo progetto».

La manutenzione: quanto chiedono

Tra le fonti che la indicano, la manutenzione annua è dichiarata tra il 12% e il 20% del valore sviluppato (LEMIO 12–18%, SicDev 15–20%, Sydus 15–20%). Altre fonti non la indicano o parlano di supporto incluso per alcuni mesi.

Come confrontare due preventivi

Prima di confrontare due cifre, confronta cosa c'è dentro:

• c'è un perimetro scritto (cosa fa il software e cosa resta fuori)?
• si paga a milestone o tutto all'inizio?
• hosting, server e licenze di terzi sono nel prezzo o a parte?
• l'import dei dati è compreso, e quali dati?
• cosa costano le funzioni chieste dopo l'avvio?
• la manutenzione è obbligatoria o facoltativa, e in che percentuale?
• chi ha il controllo di codice e dati se cambi fornitore?

Il rischio vero non è il prezzo iniziale, ma un progetto che cresce senza controllo. Un perimetro scritto e un primo modulo da mettere in uso subito sono le due difese più semplici.

Dati e fonti

Tabella completa, fonti una per una (con link alle pagine lette), metodo e limiti sono nell'Osservatorio prezzi del gestionale su misura 2026. Il CSV è anche su GitHub, con uno script che ricalcola le mediane: S-Data-IT/osservatorio-prezzi-gestionale-italia. Licenza CC BY 4.0: puoi riusarli citando la fonte.

Se sei una delle aziende citate e una cifra non è corretta, scrivi a info@s-data.it e la correggiamo.